Das zugrunde liegende System ist bei einer Hausverwaltung im Live-Betrieb.
Fall 1 Aufzugstörung
Eingang
Von Prof. Werner Ahlborn
Aufzug bleibt hängen
Guten Tag, der Aufzug in der Fasanenstraße 12 bleibt seit gestern zwischen den Etagen kurz hängen und die Tür öffnet verzögert. Ich bitte um zügige Überprüfung.
Entwurf bereit
Kategorie Hausmeister/Störung · Objekt 214 · Fasanenstraße 12
Guten Tag Herr Ahlborn, vielen Dank für Ihre Meldung. Die Verwaltung kümmert sich darum und veranlasst die Überprüfung des Aufzugs durch den Fachbetrieb. Sobald die Rückmeldung des Fachbetriebs vorliegt, erhalten Sie Nachricht. Mit freundlichen Grüßen
keine Gefahren-Einschätzung
kein ‚sofort‘ versprochen
Name geschützt verarbeitet
Fall 2 Heizkostenabrechnung
Eingang
Von Familie Brandt · Einheit 12
Frage zur Heizkostenabrechnung
Guten Tag, in unserer Heizkostenabrechnung für die Einheit 12 ist eine Nachzahlung ausgewiesen, die uns recht hoch erscheint. Können Sie die Verbrauchswerte prüfen lassen?
Entwurf + Weiterleitung
Kategorie Heizkosten · Objekt 214 · Einheit 12
Sehr geehrte Familie Brandt, vielen Dank für Ihre Nachricht. Die Verbrauchswerte der Heizkostenabrechnung werden vom beauftragten Wärmedienst erfasst und ausgewertet; die Verwaltung rechnet auf dieser Grundlage ab. Ihre Rückfrage wird dem Wärmedienst zur Prüfung der Werte weitergegeben. Sobald dessen Rückmeldung vorliegt, erhalten Sie Nachricht. Mit freundlichen Grüßen
Weiterleitungs-Entwurf an den Wärmedienst
Heizkostenabrechnung Objekt 214, Einheit 12 -LG: 214.311
Guten Tag, zur Heizkostenabrechnung der Einheit 12 liegt eine Eigentümer-Rückfrage zur Höhe der Nachzahlung vor. Bitte prüfen Sie die erfassten Verbrauchswerte für diese Einheit und geben Sie eine Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen
Antwort + Weiterleitung an den Wärmedienst
keine Kostenzusage
Liegenschaftsnummer 214.311 im Betreff
Fall 3 Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Eingang
Von Carla Neubert · Einheit 17
Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Guten Tag, im Anhang die unterschriebene Vollmacht für die Eigentümerversammlung am kommenden Donnerstag, Einheit 17.
DRINGEND · Prüfliste
Kategorie Eigentümerversammlung · Objekt 214 · Einheit 17
🔴 Vollmacht – DRINGEND · in der Prüfliste · Original farbig markiert im Posteingang
bewusst keine automatische Antwort
sofort sichtbar — auch bei knappen Fristen
Fall 4 Automatische Abwesenheitsnotiz
Eingang
Von Automatische Antwort
Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Diese Adresse wird nicht überwacht — Antworten auf diese Nachricht werden nicht gelesen.
keine Antwort nötig
Kategorie Automatische Nachricht
Als No-Reply-Automatik erkannt · kein Entwurf, keine Kenntnisnahme-Antwort · still abgelegt
No-Reply-Adresse erkannt
gar keine Antwort erzeugt
hält den Posteingang frei
Fall 5 Handwerker-Erledigungsbericht
Eingang
Von Elektro Sauter GmbH
Arbeiten abgeschlossen — Objekt 118
Sehr geehrte Damen und Herren, die beauftragten Arbeiten am Treppenhauslicht in Objekt 118 sind abgeschlossen. Die Rechnung folgt separat.
Entwurf bereit
Kategorie Handwerker/Erledigung · Objekt 118 · Treppenhaus
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Der Abschluss der Arbeiten ist bei der Verwaltung dokumentiert. Mit freundlichen Grüßen
nur Kenntnisnahme, keine erfundene Handlung
kurzer Zweizeiler
kein neuer Auftrag ausgelöst
Fall 6 Schlüsselverlust
Eingang
Von Miriam Ferle · Einheit 5
Schlüssel verloren
Guten Tag, ich habe meinen Wohnungsschlüssel für die Einheit 5 verloren und brauche Ersatz. Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Entwurf bereit
Kategorie Schlüssel/Schließanlage · Objekt 118 · Einheit 5
Guten Tag Frau Ferle, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Ersatzschlüssel wird über den Hersteller der Schließanlage nachbestellt — passende Schlüssel können nur dort gefertigt werden. Die Höhe der Kosten wird über den Hersteller ermittelt und mit der nächsten Rückmeldung genannt. Mit freundlichen Grüßen
kein Betrag genannt
Verweis auf den Schließanlagen-Hersteller
Kosten werden ermittelt, nicht zugesagt
Fall 7 Werbe-Mail
Eingang
Von TeleFiber Vertrieb
Glasfaser-Angebot für Ihre Liegenschaften
Glasfaser für Ihre Liegenschaften — jetzt Sonderkonditionen sichern. Kostenloses Angebot für Eigentümergemeinschaften, ein kurzer Rückruf genügt.
aussortiert
Kategorie Werbung
Als Werbung erkannt · aussortiert · kein Entwurf, null Aufwand
Werbung erkannt
aussortiert ohne Bearbeitung
Posteingang bleibt frei
Fall 8 Sprachnachricht
Eingang
Von Anrufbeantworter (Sprachnachricht)
Neue Sprachnachricht
Eine neue Sprachnachricht ist eingegangen und liegt als Audio-Anhang vor. Dauer: 0:48.
DRINGEND · Rückruf
Kategorie Sprachnachricht
🔴 Sprachnachricht – zum Abhören und Rückruf markiert · in der Prüfliste · keine schriftliche Antwort
Anhang als Sprachnachricht erkannt
abhören und zurückrufen
geht an einen Menschen
Bilanz des Morgens
23 Mails ·
14 fertige Entwürfe ·
2 dringend markiert ·
3 still erledigt ·
4 auf Ihrer Prüfliste
0 automatisch versendet — nichts geht ohne Sie raus.
Ihre Arbeit heute früh: durchsehen und senden. Geschätzte Ersparnis in diesem Beispielszenario: rund 1,5 Stunden — an einem einzigen Morgen. (Beispielrechnung, keine Kundenmessung)
Kontakt aufnehmen
15 Minuten genügen, um zu klären, ob das zu Ihrer Verwaltung passt.