Stellenprofil-Vorschau — Rechnungs- und Kreditoren-Klärfallsachbearbeiter

Vom Eingang bis zur menschlichen Übergabe.

Sechs synthetische Klärfälle zeigen den Arbeitsweg: Eingang, Auftrags- und Leistungsbezug, Ausnahme und Klärung, Übergabe an einen Menschen. Keine automatische Buchung, keine Zahlung, keine Freigabe.

Fall wählen, dann mit den Pfeiltasten oder den Schaltflächen durchgehen. Nichts läuft von allein.

Fall 1 Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung passen

Rechnung · Muster Gebäudetechnik GmbH

Heutiger Testkern Eingang erkannt. Eine Rechnung geht ein. Der Beleg wird als Rechnung erkannt, die Pflichtangaben werden strukturiert und als vollständig geführt.
Zielbild — nach Stellenaufnahme Auftrags- und Leistungsbezug. Im Zielbild werden Rechnung, freigegebener Auftrag und Leistungsnachweis zusammengeführt. Menge und Preis stimmen mit dem Auftrag überein — kein Klärgrund. Rechnung ↔ Bestellung ↔ Leistung ↔ Preis
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Der Vorgang ist entscheidungsbereit und geht an die zuständige Freigabeperson. Die digitale Stelle bucht nicht, zahlt nicht und gibt nicht selbst frei.

Entscheidungsbereit an die zuständige Freigabeperson übergeben.

Fall 2 Duplikat einer bereits erfassten Rechnung

Rechnung · Aurel Sanitär & Heizung GmbH

Heutiger Testkern Eingang erkannt. Eine Rechnung geht ein und wird als Rechnung erkannt. Die Pflichtangaben werden strukturiert.
Heutiger Testkern Duplikat erkannt — Stopp. Belegnummer und Betrag stimmen mit einer bereits erfassten Rechnung überein. Der Vorgang wird als mögliches Duplikat markiert und gestoppt — ein Abgleich mit Auftrag und Leistung findet bewusst nicht mehr statt.
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Das markierte Duplikat geht zur Bestätigung an den Menschen. Ob es verworfen wird, entscheidet eine Person — nicht die digitale Stelle.

Als mögliches Duplikat markiert und zur Bestätigung an den Menschen übergeben.

Fall 3 Leistungsnachweis fehlt — Nachfrage wird vorbereitet

Rechnung · Fenner Elektrotechnik e. K.

Heutiger Testkern Eingang erkannt. Die Rechnung wird erkannt, die Pflichtangaben werden strukturiert und als vollständig geführt.
Zielbild — nach Stellenaufnahme Auftrags- und Leistungsbezug. Im Zielbild wird der Bezug zum freigegebenen Auftrag hergestellt. Dabei fällt auf: der zugehörige Leistungsnachweis fehlt. Rechnung ↔ Bestellung ↔ Leistung ↔ Preis
Zielbild — nach Stellenaufnahme Klärfall: fehlender Nachweis. Der fehlende Leistungsnachweis wird als Klärgrund sichtbar. Eine Rückfrage an den Lieferanten wird als ENTWURF vorbereitet — nichts geht von selbst hinaus. ENTWURF · wartet auf menschliche Freigabe
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Der Klärfall bleibt mit vorbereiteter Nachfrage im Status und geht an den Menschen. Ob und wann die Nachfrage gesendet wird, entscheidet eine Person.

Klärfall mit vorbereiteter Lieferanten-Nachfrage an den Menschen übergeben.

Fall 4 Preis oder Menge weicht vom freigegebenen Auftrag ab

Rechnung · Muster Malerbetrieb GmbH

Heutiger Testkern Eingang erkannt. Die Rechnung wird erkannt, die Pflichtangaben werden strukturiert.
Zielbild — nach Stellenaufnahme Abgleich mit dem Auftrag. Im Zielbild werden Rechnung, Bestellung, Leistung und Preis gegenübergestellt. Menge oder Preis weicht vom freigegebenen Auftrag ab. Rechnung ↔ Bestellung ↔ Leistung ↔ Preis
Zielbild — nach Stellenaufnahme Klärfall: Abweichung. Die Abweichung wird als Klärgrund markiert. Eine Rückfrage zur Klärung wird als ENTWURF vorbereitet — ohne eigenständige Freigabe oder Korrektur. ENTWURF · wartet auf menschliche Freigabe
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Der Klärfall mit der markierten Abweichung geht an den Menschen. Über Freigabe, Kürzung oder Rücksprache entscheidet eine Person.

Abweichung als Klärfall markiert und mit vorbereiteter Rückfrage übergeben.

Fall 5 Mahnung wird priorisiert — offener Klärfall bleibt sichtbar

Mahnung · Muster Malerbetrieb GmbH priorisiert

Heutiger Testkern Eingang erkannt. Der Beleg wird als Mahnung erkannt und den Pflichtangaben nach strukturiert.
Heutiger Testkern Dem Vorgang zugeordnet · priorisiert. Die Mahnung wird erkannt, dem Vorgang zugeordnet und als dringend priorisiert; der offene Klärfall aus Fall 4 bleibt im Status daneben sichtbar.
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Der als dringend priorisierte Vorgang geht an den Menschen; der offene Klärfall aus Fall 4 bleibt im Status daneben sichtbar. Fristen bewertet und zahlt eine Person — nicht die digitale Stelle.

Als dringend priorisiert an den Menschen übergeben — der offene Klärfall bleibt daneben sichtbar.

Fall 6 Bankdaten werden vor dem Modellschritt maskiert

Rechnung · Nordwall Facility Services GmbH

Heutiger Testkern Eingang mit Bankverbindung. Eine Rechnung mit Bankverbindung geht ein. Der Beleg wird als Rechnung erkannt.
Heutiger Testkern Bankdaten maskiert (vorgelagert). Noch bevor der dargestellte Modellschritt beginnt, werden die Bankdaten maskiert: IBAN DE▮▮ ▮▮▮▮ ▮▮▮▮ ▮▮▮▮ ▮▮▮▮ ▮▮. Nur diese ▮-Blöcke sind synthetisch dargestellt — echte Ziffern erscheinen nirgends.
Heutiger Testkern Modellschritt sieht nur Maskiertes. Erst der maskierte Beleg erreicht den dargestellten Modellschritt. Die Maskierung ist dem Modellschritt vorgelagert — im technischen Kern als Invariante testgesichert.
Heutiger Testkern Menschliche Übergabe. Der maskiert verarbeitete Vorgang ist entscheidungsbereit und geht an den Menschen. Die Zahlung löst eine Person aus, nicht die digitale Stelle.

Maskiert verarbeitet und entscheidungsbereit an den Menschen übergeben.

Alle Beispiele sind erfunden — Firmen, Belegnummern und Objekte sind synthetisch. Der heutige Testkern und das weitergehende Stellenziel sind sichtbar getrennt.

Klingt das nach einer Stelle für Ihren Betrieb? 15 Minuten genügen, um den heutigen Testkern und das Zielbild einzuordnen.

15 Minuten buchen Anrufen: 0171 8144725

Mehr zur Lösung für Hausverwaltungen →